Fitur ini di sediakan untuk memudahkan operator dalam memasukkan data siswa tanpa harus menginput satu per satu. Namun, dalam praktiknya, banyak operator yang belum memahami prosedur penggunaan fitur tersebut sehingga menyebabkan data siswa terdeteksi ganda di RDM.
Fitur sync EMIS ini tidak boleh di gunakan sembarangan. Berikut kondisi yang benar untuk melakukan sinkronisasi data:
Saat pertama kali menggunakan Raport Digital Madrasah (pengguna baru).
Hanya untuk kelas awal pada Tahun Ajaran baru semester ganjil: Kelas A (RA), Kelas 1 (MI), Kelas 7 (MTs), Kelas 10 (MA/MAK)
Sinkron juga dapat di lakukan untuk siswa mutasi masuk.
Selain kondisi tersebut, operator tidak di sarankan melakukan sinkron karena berpotensi memunculkan data ganda, terutama pada madrasah yang sudah lama menggunakan RDM.
Kasus siswa ganda di RDM terjadi karena data siswa sebenarnya sudah ada di database, tetapi tidak memiliki ID Kelas, sehingga statusnya menjadi “Tanpa Kelas”. Ketika operator kembali melakukan sinkronisasi dari EMIS, sistem akan membaca data baru dan membuat entri tambahan sehingga muncul duplikasi NIS, NISN, atau nama siswa.
Berikut langkah paling efektif untuk memperbaiki siswa ganda di RDM:
Login ke RDM Tahun Ajaran Sebelumnya
Jika saat ini Tahun Ajaran 2025/2026 semester ganjil, maka operator harus login ke RDM Tahun Ajaran 2024/2025 semester genap.
Masuk ke Menu Siswa → Naik Kelas, pilih kelas Siswa yang Ganda NIS, lalu temukan siswa dan Naikkan kelasnya. Namun jika tidak ditemukan lanjut ke langkah dibawah ini.
Masuk ke Menu Siswa → Pindah Kelas, Pada bagian pilihan kelas, pilih kelas asal siswa tersebut, lalu pada dropdown pilih “Tanpa Kelas”, Temukan dan Pindahkan Siswa.
Jika siswa yang ganda muncul pada daftar “Tanpa Kelas”, pilih seluruh siswa tersebut dan pindahkan ke kelas yang benar pada Tahun Ajaran berjalan menggunakan kolom tujuan di sisi kanan.
Setelah proses ini selesai, data siswa (bukan kelas awal) akan langsung muncul di Tahun Ajaran berikutnya tanpa sinkron dengan data Emis.
Untuk mencegah masalah serupa terjadi lagi, operator dapat mengikuti panduan berikut:
Lakukan syncron hanya untuk kelas awal pada awal Tahun Ajaran baru.
Untuk siswa selain kelas awal, pastikan operator memilih opsi “Naik Kelas” pada Tahun Ajaran sebelumnya. Contoh:
– RA kelas B → Naik Kelas dari kelas A
– MI kelas 2 s.d 5 → Naik Kelas dari kelas sebelumnya di Tahun Ajaran sebelumnya
– MI kelas 6 → Set status menjadi Lulus (alumni)
– MTs kelas 8 dan 9 → Naik Kelas dari Tahun Ajaran Sebelumnya.
– MA kelas 11 dan 12 → Naik Kelas dari Tahun Ajaran Sebelumnya.